過日、ある管理組合理事長から、電話を受けた。理事会の議事録の作成がうまくできない、理事のしゃべったことがうまくまとめられない。「日住協のどなたかが、理事会に出席して、議事録を作成してくれませんか。もちろん謝礼は用意します」という内容だった。
毎月の理事会での論議の内容が混み合い、まとめられないということのようだった。「議事録作成はそんなに難しいことではない。むしろ自ら作成するべきです」と言って断った。
理事会、そして総会の議事録作成について言えば、たいていの管理組合は、総会については、管理会社のフロントが最初に司会して開会、理事長が議長になって議事を進める。
議事録も、フロントがまとめ、理事長に目を通してもらってから作成する。そんな手順で進む。理事会もほぼ同じだ。
理事会の論議は、管理組合の計画、予算決算、滞納問題などのトラブルがすべてさらけ出される。
そこに管理会社のフロントが出席して、取り仕切り、議事録まで作るとなると、そのマンションのすべての情報を握られることになる。
ことは議事録作成だけではない。管理組合の運営をまるごと人任せにしていいのか、マンションはだれのものか、自分たちのもの、という自覚を改めて思い起こす必要がある。
それではどうすればよいか。
最初に「議事録作成は難しいことではない」と言ったが、高齢化の進行といっても決して否定的なことばかりではない。
退職して自由時間が増えている。自分や家族の記録を書こうとカルチャースクールに通う人もいる、ボランティアに精を出す人もいる。
理事はやらなくてもボランティアで理事会の書記役を頼める人も、探せばいるはずだ。
さらに、私たちのいう自立管理は、状況により多様だと思う。自立の基本は独立した意思決定にあるから時間を要する業務は管理会社に任せて、理事会は業務のチェックと修繕内容や時期の決定など、主要な方針の決定に専念すればよい。
それはほとんどの管理組合で可能であり、NPO日住協のそのための助力には努めたい。
（NPO日住協論説委員会）

（大規模修繕工事新聞96号）