「マンションAI®」に相談してみよう！

現在、全建センターの「マンションAI®」は数多くのマンションの理事、あるいは組合員からご質問が寄せられ、それに対してマンションAIが回答している、という実例があります。
このコーナーでは、実際にこの数カ月の間に管理組合の皆さんが「マンションAI®」を活用されている実例を紹介します。

Q  　

理事会が執行できる「決裁上限規定（決済規定）」や予備費の運用ルール設定について教えてください。一般的なマンションでは予備費をどのくらい設けているのですか？。

A　　 　

マンションの理事会運営において、日常的な小口支出や緊急時の対応をスムーズに行うための「理事会専決などの金額基準」と、想定外の支出に備える「予備費の運用ルール」は、非常に重要な項目です。

1. 予備費の運用ルール設定と一般的な相場
◆年間管理予算における予備費の相場とルール
一般的な相場：
・年間の管理費総額（または一般会計予算規模）の 1%～3%程度、あるいは数万円～数十万円程度の定額で小規模に設定されるケースが多いです。
主な用途：
・予想外の小規模修繕（共用部分の電球の大量切れ、突発的な水漏れの応急処置など）
・消耗品価格の急な高騰や、年度途上の細かな事務費用の不足分
運用ルール例：
・ 「総額〇〇万円までの支出は、理事会の決議を経て予備費から支出できる」
・ 「原則として使途を明確にし、次回の総会で報告する」

2. 「決裁上限規定（代決・専決・理事長専決）」の仕組み
理事会が毎回の定例会を待たずにスピーディーに執行できる金額の上限（決裁上限）は、マンションの規模や年間予算によって異なりますが、適切なガバナンス（ルールによる統制）の観点から明確な段階を設けることが推奨されます。

① 一般的な金額の目安（規模別）
マンションの総戸数や年間管理費の規模によって異なりますが、実務上は以下のような設定が多く見られます。
・理事長（理事会）の専決、小口決済：数万円～10万円未満程度
（例：緊急の修繕、急を要する事務用品の購入など。後日の理事会で事後報告・承認とする）
・理事会決議による執行上限：10万円、～30万円、～50万円程度（管理組合の規模によっては100万円程度に設定することも）
（例：通常の保守点検に伴う軽微な部品交換、小規模な修繕工事など）
・総会決議が必要なライン：上記の上限を超える大規模な工事や契約変更、新規の長期リース契約など。

② 決裁上限規定を整備する際のポイント
1）緊急時の例外規定（緊急避難措置）
「台風による破損」「給水管の破裂」「オートロックの完全故障」など、放置すると居住者の生命・財産に重大な損害が出るおそれがある緊急時は、理事長判断で上限金額に関わらず先行して執行できる規定（応急処置権）を必ず盛り込みます（ただし、直近の理事会への報告と全戸への周知を義務付ける）。
2）相見積もりのルールとの連動
金額が上がるにつれて、「〇社以上の相見積もりが必要」という規定を連動させます。
例：10万円未満＝1社見積もり可、10万円以上〜30万円未満＝2社以上、30万円以上＝3社以上など。
3）管理会社への委託限度額との違い
管理委託契約書の中に、管理会社がフロント権限で直接動かせる「小口修繕費用の自動決裁枠（例：1件あたり3万円〜5万円以下など）」が設定されている場合があります。
この場合、「管理会社への委託枠」と「理事会・理事長の決裁枠」が混同しないよう整理しなければなりません。
それとともに、管理会社からしっかり領収書を出しているか等、帳簿類の確認も確実に行うことが重要です。

大規模修繕工事新聞　2026-10月　202号