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新型コロナウイルス拡大で 通常総会に関するQ&AをHPで公表/マンション管理センター

Q1 総会開催する場合の留意事項とは
A1 組合員に対し、総会会場に来場することなく、議決権行使書または委任状により、議決権行使してもらうことを通知または個別連絡する方法が考えられる。
 ・ 欠席する場合は議決権行使書または委任状は総会開催日までに提出してもらう
 ・ 議案に対する意見を文書で表明することも可能であることを知らせる
 ・ 出席する場合は、マスク着用、室内換気、短時間の運営等に努める
 ・ 招集後も状況を踏まえ、中止することも踏まえて柔軟に判断する
Q2 総会開催せずに書面決議は可能か
A2 区分所有法45条では、区分所有者全員の承諾があるときは書面または電磁的方法により、通常総会を開催しなくても決議することができるとしている。
Q3 総会開催を規約の規定から延期できるか
A3 災害発生の場合など、やむを得ず規約の規定期間内に総会を開催できないこともあり得る。今回の感染拡大についても総会開催のリスクや組合員の安全等を勘案して、期間内の開催を検討することができる。
Q4 総会開催を理事会で決定できるか
A4 規約に通常総会開催延期の規定がない管理組合も、緊急時対応としてやむを得ず期間を超えて総会を延期せざるを得ない場合、理事会で総会開催を延期することを決議できる。組合員には組合員の安全・安心のための対応であると理解してもらう必要がある。
Q5 総会を延期するための手続きとは
A5 手順の一例は次のとおり。
 1. 理事会を開催し、緊急時のやむ得ない対応として、通常総会を延期することと併せ、その間の管理組合運営は次のように行うことを決議する。
 ア  総会で公認役員が就任するまで現役員が職務を行う
 イ  総会で次期収支予算が決定するまで、今期収支予算に従い予算を執行する
 ウ  管理会社との委託契約は、従前契約と同一条件での暫定契約を締結すること
 ○マンション管理業協会ホームページ発行
 『 マンション管理会社の感染症等流行時対応ガイドライン』より
 2. 組合員に対し、理事会で決議した事項(通常総会を延期すること、ア、イ、ウ)を通知する
 3. 理事長は、通常総会開催の延期等に関する組合員からの問い合わせ、異議等について真摯に対応する。
  ・ 組合員に対し、現在の状況は今までにない事態であり、規約に沿わないこともあるが、組合員の安全・安心のためにやむを得ず延期するものであることを理解してもらう
 4. その後、総会を開催できる状況になった場合、可及的速やかに総会を開催し、改めて新役員選任、収支予算、委託契約更新について決議する。
Q6 総会を延期した場合、違反になるか
A6 法務省から「今般の新型コロナウイルス感染症に関し、前年の集会の開催から1年以内に区分所有法上の集会の開催をすることができない状況が生じた場合には、その状況が解消された後、本年中に集会を招集し、集会において必要な報告をすれば足りる」という見解が出されている。
 ○法務省ホームページ
  //www.moj.go.jp/MINJI/minji07_00024.html
Q7 管理会社との委託契約はどうなるか
A7 緊急時の対応として、理事会で、従前契約と同一条件での暫定契約を締結することについて決議する方法が考えられる。
 この場合、理事会決議により暫定契約を締結することについて、管理会社と事前に協議し、理解を得ておくことが大切である。
 その後、総会を開催できる状況になった場合には、改めて委託契約更新について決議する必要がある。
(大規模修繕工事新聞 125号)