行政のマンション登録、　総会承認が必要？

　先日、理事長から突然、「マンション登録をしたから」と理事会で切り出されました。
　行政の支援制度なので、制度利用自体は問題ないのですが、理事長個人が勝手にマンションの情報を行政にあずけていいのかという話になっています。
　現在、マイナンバー制度の問題もあり、敏感な住民も多数います。総会承認をとっておいたほうがいいのか、少なくとも理事会承認は必要ではないか、と思います。
　ただ、規約には何も書いていません。どのような対応がよいか教えてください。

届出の主体は管理組合、理事会承認が望ましい

　近年、分譲マンションは、居住者の高齢化と建物の老朽化が進行しており、適切な維持管理がなされないまま放置されると、周辺環境にも深刻な問題を引き起こす可能性があります。
　このようなことから、各自治体では、マンションの管理の適正化に関し、自治体やマンションの管理に関係する者の責務を明らかにするとともに、マンションの管理の適正化を促進するための措置を講ずること等により、良好な居住環境の形成を図り、市民生活の安定および向上ならびに市街地の環境の向上に寄与することを目的とする条例（東京都では、「東京におけるマンションの適正な管理の促進に関する条例 」）を制定している場合があります。
　この条例では、管理組合の理事長または管理者などからのマンションの管理状況についての届出を義務化し、行政がマンションの管理状況を把握することにより、管理実態に即した適切な支援を行うこととされており、これを管理状況届出制度といいます。
　届出を行う必要があるマンション（要届出マンション）の基準は各自治体によって異なりますが、東京都では、昭和58年12月31日以前に新築されたマンションのうち、人の居住の用に供する独立部分の数が６以上であるものとされています。
　その上で、要届出マンションの管理組合は、５年ごとに届出が必要とされています。
　要届出マンション以外のマンションであっても、都が管理不全の兆候があると思われると判断した場合には、その管理組合は、管理状況を届け出なければなりません。
　また、要届出マンション以外のマンションであっても、任意に届出を行うことができます。
　本件では、要届出マンション以外のマンションにおいて、理事長の判断で任意の届出を行ったものと考えられますが、条例では、届出を行う主体は管理組合とされておりますので、理事長の独断で行うのではなく、理事会の承認は経ておいた方が望ましいものと思われます。

大規模修繕工事新聞8月号（23-08）