マンション管理業界では管理組合財産の毀損事故を防止するため、既存事故の事例を想定し、再発防止策に 取り組んでいます。「現金事故を防ぐポイント」と題して、その一例をシリーズで紹介します。 〈協力:双日総合管理㈱ 難波純一〉
<事故事例4>
管理員が理事長印を預かり、個人用備品購入代金、飲 食代金、慰労金等の領収書ならびに請求書に確認印をな つ印して、フロント担当社員を経由し、会社の会計部に 提出。備品はそのまま流用、飲食代金については現場の「小 口現金」から流用、慰労金については会計部から受領し た現金を着服していた。 当該管理員は、約18年同じマンションに勤務している ため、管理組合ならびに会社からも信頼を得て、理事会 から折衝業務を任されていた。このためフロント担当社 員をはじめ、現場に会社の社員が関与できない状況にあっ た。
<再発防止策>
①会社の会計部は支払いの際、請求書、領収書、工事完 了確認書原本を確認する。
②フロント担当社員ならびにその上司の理事会への関与 を強めるため、理事会にフロントが毎回出席し議事録 を作成後、上司に提出する業務手順に変更する。
③理事会議事録にない支払いについては、上司が支払い の可否について理事長に直接確認する。
④定期的な人事ローテーションを行う。
⑤備品リストを作成し、棚卸を記録する。
<事故事例5>
管理員は、支払申請時に消えるボールペンで記載した 支払申請書と払出票を提出。理事長がなつ印した後で数字を書き換えた。また、名義変更時に数時間、理事長よ り一時的に銀行印を預かり、白紙の払出票になつ印した ものを保管しておき、後日出金して着服した。
管理員は発覚を防ぐため、理事やフロント担当社員が 通帳原本を確認できないよう誘導するとともに、監査時 や総会対応時には通帳コピーを偽造したものを提出。銀 行残高証明書についても偽造し、原本に見せかけていた。
通帳は管理事務室に保管していたため、当該管理員は 理事長から出金に必要な帳票になつ印してもらうことで 不正な出金が可能であった。当該管理員は約7年、同じ マンションに勤務していた。
<再発防止策>
①管理組合サイドに理事長印等の取り扱いの留意事項を 周知する。
②管理員による理事長印の保管、なつ印代行、予備の払 戻請求書へのなつ印を禁止とする内容を業務記述書等 に記載する。
③マンション会計部ならびに内部監査部門は通帳原本お よび預金残高証明書原本を確認する。
④通帳の保管を従来の管理事務室保管から本社会計セン ターに変更する。
⑤通帳レス・ファームバンキングを導入する。
⑥定期的な人事ローテーションを行う。
⑦内 部監査部門が適切に機能するために、熟達した専門 的能力を持った人材を配置する。
(大規模修繕工事新聞 108号)